Googleフォームに同意ボタンを作る方法

Googleフォームで同意を取る場合は、質問タイプをチェックボックスにします。質問文を「プライバシーポリシーに同意します」にし、選択肢を「同意する」だけにします。最後に、その質問を必須にします。Google公式ヘルプでも、質問を追加し、未回答を防ぐには必須をオンにすると案内されています。

回答者は、そのチェックを入れないと送信できません。見た目としてはボタンではありませんが、実務上は「同意チェック」として扱いやすい形です。問い合わせ、資料請求、セミナー申込、採用応募など、個人情報を入力してもらうフォームで使いやすいです。

たとえば資料請求フォームなら、氏名、会社名、メールアドレスを入力してもらう直後に同意チェックを置きます。資料送付だけに使うのか、後日の営業連絡にも使うのかで、説明文に書く利用目的は変わります。

同意チェックの文言は、長くしすぎないほうが読みやすいです。たとえば「プライバシーポリシーを確認し、個人情報の取り扱いに同意します」のように書きます。プライバシーポリシーの全文をチェックボックスの中に入れると、フォームが急に重く見えます。

Googleフォーム内には、説明文やセクションを追加できます。フォームの上部や同意チェックの直前に、プライバシーポリシーのURLを記載しておくと自然です。URLが回答画面でどう見えるかは、公開前にプレビューで必ず確認します。

同意チェックを置いたからといって、何を集めてもよいわけではありません。個人情報保護委員会のガイドラインでは、個人情報を取得する場合、あらかじめ利用目的を公表するか、取得後速やかに通知または公表する考え方が示されています。フォームでは、何のために使う情報なのかを回答前に分かるようにしておくのが基本です。

問い合わせ対応に使うのか、資料送付に使うのか、採用選考に使うのか。目的によって必要な項目も変わります。法的な判断が必要なフォームでは、自社のプライバシーポリシーや専門家の確認に合わせてください。この記事は法律文書のひな形ではなく、Googleフォーム上での設置方法の整理です。

たとえば採用応募フォームで履歴書URLやポートフォリオURLを集めるなら、問い合わせフォームより踏み込んだ情報を扱います。同意チェックの直前に、選考連絡と社内確認に利用すること、詳しい取り扱いは採用向けの案内ページを見ることを短く書いておくと自然です。

Googleフォームの同意チェックは簡単に作れます。ただ、企業サイトやLPに埋め込むと、フォーム部分だけGoogleフォームらしい見た目が残ります。プライバシーポリシーの見せ方、確認画面、完了画面、回答管理まで含めて整えたい場合は、別のフォームツールを使うほうが自然なこともあります。

Formieは、同意チェック、確認画面、公開URL、iframe埋め込み、回答管理、メール通知、自動返信を扱えるフォーム作成ツールです。Googleフォームで同意チェックを作るだけで足りるのか、企業サイトのフォームとして全体を整えたいのかで選ぶと迷いにくくなります。

同意チェックは、作っただけでは確認不足です。プレビューで回答者側の画面を開き、プライバシーポリシーへのリンクが読める位置にあるか、チェックしないと送信できないか、送信後の回答データに同意の有無が残るかを見ます。特に問い合わせフォームでは、あとから社内で同意取得の有無を確認できる形で残します。

また、同意文と実際の取得項目がずれていないかも見直します。メール返信のためにメールアドレスを取るのか、資料送付のために住所を取るのか、採用選考のために職務経歴を取るのか。目的が説明できない項目は、フォームを短くする意味でも削ったほうがよい場合があります。

たとえばイベント申込フォームでは、参加者名、メールアドレス、当日の緊急連絡先を取ることがあります。同意チェックの回答がスプレッドシートに残るか、未チェックでは送れないか、スマートフォンでリンクが押しやすいかまで確認しておくと、当日の名簿作成時にも説明しやすくなります。