Googleフォームを問い合わせフォームとして使うメリット・デメリット

Googleフォームの一番の強みは、作成の早さです。Googleアカウントがあればすぐ作れますし、回答もフォーム内やスプレッドシートで確認できます。社内アンケート、簡単な受付、期間限定の募集では、この速さだけで十分な価値があります。

たとえば展示会後の名刺交換相手に、1週間だけ資料送付の希望を聞くような受付なら、Googleフォームの速さは大きな利点です。項目を会社名、氏名、メールアドレス、希望資料だけに絞れば、営業担当もスプレッドシートで回答を追いやすくなります。

たとえば既存顧客だけに送る保守契約更新の希望確認なら、回答者も会社との関係性を理解しているため、Googleフォームの見た目が多少浮いても大きな問題になりにくいです。公開ページに置くより、メールやチャットで限定的に送る受付のほうが向いています。

回答をCSVで扱ったり、スプレッドシートで共有したりしやすいのも良いところです。担当者がGoogle Workspaceに慣れている会社なら、導入の説明も少なくて済みます。

企業サイトやLPに置いたとき、Googleフォームだけ見た目が浮くことがあります。iframeで埋め込めても、フォーム内部の細かいデザインを自社サイトのCSSで自由に整えるのは難しいです。

たとえば高額なBtoBサービスの問い合わせページで、サイト本体は落ち着いたデザインなのにフォームだけGoogleフォームの見た目になると、送信前に少し足が止まることがあります。価格表請求や個別相談のように、回答者が会社情報を入れるフォームほど、見た目の一体感も信頼材料になります。

たとえば広告LPで問い合わせを受ける場合、見出し、料金説明、導入事例までは自社サイトのトーンで整っているのに、最後の入力欄だけGoogleフォームになると、別サイトに移動したように感じる人もいます。入力率を見る施策では、見た目の違和感も検証対象に入れます。

問い合わせフォームは、会社の印象にも関わります。特にBtoBサイトや採用サイトでは、フォームだけ外部サービス感が強いと、少し不安に感じる人もいます。

Googleフォームでは、送信後の確認メッセージは設定できます。回答コピーも送れます。ただ、日本の企業サイトでよく見る送信前の確認画面をそのまま作る用途には向きません。

たとえば見積もり相談で、会社名、電話番号、希望連絡時間、相談内容を受ける場合、電話番号の入力ミスがあると営業側の初動が止まります。確認画面なしで送るなら、入力欄の説明や回答コピー、自動返信で入力内容を見返せるようにするなど、別の補助が必要です。

メールアドレス、希望日、住所など、間違えると対応が止まる項目があるフォームでは、送信前に確認できる流れがあるほうが安心です。Googleフォームで代替するのか、別ツールを使うのかを考えます。

フォームが1つだけなら、Googleフォームとスプレッドシートで十分管理できます。ただ、問い合わせ、資料請求、採用応募、イベント申込などが増えると、回答シートや通知設定がフォームごとに散らばります。

たとえば資料請求は営業、採用応募は人事、セミナー申込はマーケティングが見る会社では、フォームごとに通知先とシートの権限が変わります。担当者が異動したときに、どのフォームの通知先を直せばよいか分からなくなると、受付そのものより運用確認に時間を取られます。

たとえば問い合わせ用のスプレッドシートを全員編集可にしていると、対応済みの印を消してしまったり、フィルタ表示のまま別担当者が見落としたりすることがあります。正式な問い合わせ窓口にするなら、誰が一次確認し、誰が返信し、どの列で対応状態を管理するかまで決めておきます。

誰が見るのか、どこに保存されるのか、対応済みかどうかをどう管理するのか。問い合わせ窓口として使うなら、フォーム作成だけでなく受け取った後の流れまで決めておく必要があります。

Googleフォームは、軽く始めるフォームには向いています。一方で、企業サイトに自然に埋め込みたい、確認画面を使いたい、フォームごとに回答を管理したい、CSV出力したい、という場合は専用ツールのほうが合うことがあります。

たとえば問い合わせ、資料請求、無料相談を同じサイトで運用する場合、Googleフォームを3つ並べるより、用途ごとに完了画面と回答管理を分けられるほうが社内対応を整理しやすくなります。制作会社がサイト側を保守し、事業部がフォーム項目や回答を見たい場合も、フォーム部分を分けておくと権限を渡しやすくなります。

Formieは、会員登録なしで作成を始められ、公開URLやiframe埋め込み、確認画面、回答管理、CSV出力まで扱えます。Googleフォームで十分なフォームと、Formieのようなツールに分けたほうがよいフォームを切り分けるのが現実的です。