Googleフォームにプライバシーポリシーを追加する方法

Googleフォーム内にプライバシーポリシー全文を入れることもできますが、長くなりすぎるとフォームが読みにくくなります。基本は、自社サイトにプライバシーポリシーページを用意し、GoogleフォームからそのURLへ案内する形が扱いやすいです。

フォームごとに取得する情報や利用目的が違う場合は、プライバシーポリシーだけで足りるかも確認します。資料請求、採用応募、イベント申込では、使う情報や連絡方法が違うことがあります。法律判断が必要な内容は、自社の法務・専門家に確認してください。

Googleフォームでは、質問、説明文、画像、セクションなどを追加・編集できます。まずはフォームタイトル下の説明文に、プライバシーポリシーのURLを入れます。たとえば「ご入力いただいた情報は、お問い合わせ対応のために利用します。詳しくはプライバシーポリシーをご確認ください」と書きます。

この位置に置くと、回答者が入力を始める前に案内を見られます。URLが長すぎる場合は、自社サイト側で分かりやすいURLにしておくとよいです。公開前には、回答者画面でURLの見え方を必ず確認します。

名前やメールアドレスを入力してもらう前に、一つセクションを作り、個人情報の取り扱いについて短く案内する方法もあります。Googleフォームではセクションを追加できるので、フォームが長い場合や、採用応募・資料請求のように説明を挟みたい場合に向いています。

ただし、説明が長すぎると離脱につながります。フォーム内では要点だけを書き、詳しい内容はプライバシーポリシーページへ案内します。回答者が知りたいのは、何に使われるのか、誰に届くのか、いつ連絡が来るのかです。

説明文だけでは不安な場合は、最後に同意チェックを追加します。チェックボックスの質問を作り、「プライバシーポリシーを確認し、個人情報の取り扱いに同意します」を選択肢にして、必須にします。これで未チェックのまま送信されることを防げます。

同意チェックは、回答者に確認してもらうための導線です。入れればすべて解決、というものではありません。個人情報保護委員会の資料でも、個人情報の利用目的をできる限り特定し、必要に応じて通知または公表する考え方が示されています。フォーム上でも、何のために使う情報かが伝わるようにしておきます。

Googleフォームは、社内アンケートや簡単な受付にはとても便利です。一方で、企業サイトに埋め込む問い合わせフォームでは、プライバシーポリシーの見せ方、同意チェック、確認画面、完了画面、回答管理までまとめて整えたくなることがあります。

Formieは、同意チェックや確認画面を含めてフォームを作成でき、公開URLやiframe埋め込み、回答管理、メール通知、自動返信を扱えます。Googleフォームで十分なフォームと、企業サイト用にもう少し整えたいフォームを分けて考えると、運用しやすくなります。