Googleフォームでできること・できないこと。問い合わせやアンケートで使う前の注意点
Googleフォームは便利ですが、企業サイトの問い合わせフォームやアンケートで使うなら向き不向きがあります。できること、苦手なこと、公開前に確認したい注意点を整理します。
Googleフォームは、迷ったらまず試せるくらい便利です。アンケートを作ってURLを送り、回答をスプレッドシートで見る。ここまでが速いので、社内ではかなり助かります。ただ、企業サイトの問い合わせフォームやLPの資料請求フォームとして使うと、少し気になるところも出てきます。向いていることと、無理に背負わせないほうがいいことを分けて見たほうが安心です。
目次
できること。アンケート作成と集計はかなり早い
Google公式ヘルプでは、Googleフォームでオンラインアンケート、テスト、フォームを作成し、回答をリアルタイムに分析できると案内されています。質問、説明文、画像、動画、セクションを追加でき、フォームをトピックごとに分けることもできます。
回答はフォーム内で確認でき、Googleスプレッドシートに保存することもできます。CSVダウンロード、メールアドレスの収集、回答コピーの送信、新しい回答のメール通知も使えます。小さな社内アンケートやイベント後アンケートなら、まずGoogleフォームで十分なことは多いです。
- オンラインアンケートや受付フォームをすぐ作れる
- 回答をフォーム内、スプレッドシート、CSVで扱える
- メールアドレス収集や回答コピー送信も設定できる
分岐、必須、画像追加なども使える
質問ごとに必須を付けたり、選択肢を並べ替えたり、画像を入れたりできます。複数のセクションに分け、回答内容によって次に見せるセクションを変えることもできます。簡単な診断、条件分岐のあるアンケート、参加可否の確認などには便利です。
ただし、分岐が増えるほど作成者しか分からないフォームになりがちです。公開前には、代表的な回答パターンをいくつか試して、戻れない、同じセクションに戻る、必須エラーで進めない、といった状態がないかを確認します。
できないこと。送信前の確認画面や細かなデザイン調整は弱い
Googleフォームでは色、背景、ヘッダー画像、フォントなどのテーマ調整はできます。ですが、サイト側のHTML/CSSで入力欄やボタンを自由に作り込む、という使い方には向きません。iframeで埋め込む場合も、フォームの中身を自社サイトのCSSで細かく変えることは基本的にできません。
また、日本の問い合わせフォームでよくある「入力、確認、完了」のうち、送信前に入力内容を一覧で見直す確認画面は標準機能だけでは作りにくいです。回答コピーや送信後メッセージは使えますが、送信前に間違いを直してもらう目的とは少し違います。
- 色やフォントのテーマ調整はできるが、細かなHTML/CSS調整は苦手
- 送信前に入力内容を一覧確認する画面は標準では作りにくい
- 企業サイトに置くとGoogleフォームらしさが残ることがある
問い合わせフォームとして使うなら、運用面を見る
問い合わせフォームとして使う場合、回答が届くことだけでなく、その後の対応が大事です。誰が見るのか、メール通知だけで足りるのか、対応済みかどうかをどこで管理するのか。Googleフォームとスプレッドシートでも工夫できますが、対応状況まできれいに管理するには別の運用ルールが必要になります。
ファイルアップロードにも注意が必要です。Googleヘルプでは、ファイルアップロードの回答にはGoogleアカウントへのログインが必要で、フォーム作成者はファイル数、種類、サイズを制限できると説明されています。社外向けフォームで使うときは、回答者にログインを求めても問題ないかを先に見ておきます。
迷ったら、Googleフォームで足りる用途と分ける
社内アンケート、簡単な申込、短期間の受付ならGoogleフォームはかなり頼れます。逆に、企業サイトに自然に埋め込みたい、送信前の確認画面がほしい、回答管理やCSV出力をフォームごとに分けたい、公開後の見た目まで整えたい場合は、別のフォームツールを使うほうが説明しやすいです。
Formieは、会員登録なしでフォーム作成を始められ、公開URLやiframe埋め込み、回答管理、メール通知、自動返信を扱えるフォーム作成ツールです。Googleフォームでできることを無理に広げるより、社内アンケートはGoogleフォーム、サイトに置く問い合わせや資料請求はFormie、というように分ける判断もあります。
