Googleフォームでできること・できないこと。問い合わせやアンケートで使う前の注意点
Googleフォームは手早く受付を作れる一方で、企業サイトの問い合わせフォームやLPでは合わない場面もあります。できること、苦手なこと、社内用と社外用の使い分け、公開前に見たい点を分けます。
Googleフォームの強みは、思い立ったその日に受付を作り、URLを送り、回答をスプレッドシートで見られる速さです。社内アンケートやイベント後アンケートでは、この速さがそのまま価値になります。ただ、企業サイトの問い合わせフォームやLPの資料請求フォームとして使うと、少し気になるところも出てきます。向いていることと、無理に背負わせないほうがいいことを分けて見たほうが安心です。
目次
できること。アンケート作成と集計はかなり早い
Google公式ヘルプでは、Googleフォームでオンラインアンケート、テスト、フォームを作成し、回答をリアルタイムに分析できると案内されています。質問、説明文、画像、動画、セクションを追加でき、フォームをトピックごとに分けることもできます。
たとえば社内研修後のアンケートなら、満足度、分かりにくかった点、次回聞きたいテーマを入れて、回答をスプレッドシートで見れば十分なことが多いです。短期間で集め、担当者が集計して次回内容を決める用途では、Googleフォームの速さがそのまま強みになります。
たとえばイベント後に参加者へ満足度と自由記述を聞くだけなら、回答をスプレッドシートに出して集計する流れで十分です。担当者が翌週の振り返りで見る用途なら、デザインや確認画面よりも、すぐ配布できることのほうが価値になります。
回答はフォーム内で確認でき、Googleスプレッドシートに保存することもできます。CSVダウンロード、メールアドレスの収集、回答コピーの送信、新しい回答のメール通知も使えます。小さな社内アンケートやイベント後アンケートなら、まずGoogleフォームで十分なことは多いです。
- オンラインアンケートや受付フォームをすぐ作れる
- 回答をフォーム内、スプレッドシート、CSVで扱える
- メールアドレス収集や回答コピー送信も設定できる
分岐、必須、画像追加なども使える
質問ごとに必須を付けたり、選択肢を並べ替えたり、画像を入れたりできます。複数のセクションに分け、回答内容によって次に見せるセクションを変えることもできます。簡単な診断、条件分岐のあるアンケート、参加可否の確認などには便利です。
たとえばイベント申込で「現地参加」「オンライン参加」を選ばせ、現地参加者だけに来場人数や懇親会参加を聞く、といった分け方は作れます。質問数を減らせる一方で、分岐先の必須項目や戻り方を作成者が把握していないと、公開後の修正が難しくなります。
たとえば社内の希望調査で「参加する」を選んだ人だけに希望日を聞き、「参加しない」を選んだ人には理由だけ聞く、という程度なら管理しやすいです。見積依頼のように商品種別、希望時期、予算、相談内容で枝分かれが増えるフォームでは、作成者以外が後から直しにくくなります。
ただし、分岐が増えるほど作成者しか分からないフォームになりがちです。公開前には、代表的な回答パターンをいくつか試して、戻れない、同じセクションに戻る、必須エラーで進めない、といった状態がないかを確認します。
できないこと。送信前の確認画面や細かなデザイン調整は弱い
Googleフォームでは色、背景、ヘッダー画像、フォントなどのテーマ調整はできます。ですが、サイト側のHTML/CSSで入力欄やボタンを自由に作り込む、という使い方には向きません。iframeで埋め込む場合も、フォームの中身を自社サイトのCSSで細かく変えることは基本的にできません。
たとえば広告LPの資料請求フォームで、見出し、入力欄、ボタン、エラーメッセージまでLPのデザインに合わせたい場合、Googleフォームの標準画面では限界があります。外側の余白を整えることはできても、フォームそのものの体験はGoogleフォームらしさが残ります。
また、日本の問い合わせフォームでよくある「入力、確認、完了」のうち、送信前に入力内容を一覧で見直す確認画面は標準機能だけでは作りにくいです。回答コピーや送信後メッセージは使えますが、送信前に間違いを直してもらう目的とは少し違います。
- 色やフォントのテーマ調整はできるが、細かなHTML/CSS調整は苦手
- 送信前に入力内容を一覧確認する画面は標準では作りにくい
- 企業サイトに置くとGoogleフォームらしさが残ることがある
問い合わせフォームとして使うなら、運用面を見る
問い合わせフォームとして使う場合、回答が届くことだけでなく、その後の対応が大事です。誰が見るのか、メール通知だけで足りるのか、対応済みかどうかをどこで管理するのか。Googleフォームとスプレッドシートでも工夫できますが、対応状況まできれいに管理するには別の運用ルールが必要になります。
たとえば会社サイトの問い合わせで、営業、採用、サポートが同じフォームを見る場合、スプレッドシート上で担当部署や対応状況を付ける運用が必要になります。メール通知だけだと、誰が返信したか分からず、二重返信や放置が起きやすくなります。
たとえば資料請求フォームで営業担当が毎日回答を見る運用なら、スプレッドシートに対応状況や担当者列を追加すれば回せることがあります。問い合わせ件数が増え、部門ごとに対応期限や返信テンプレートが変わるなら、フォームだけでなく対応管理の仕組みも見直したほうが安全です。
ファイルアップロードは、社外向けフォームでは先に条件を確認します。Googleヘルプでは、ファイルアップロードの回答にはGoogleアカウントへのログインが必要で、フォーム作成者はファイル数、種類、サイズを制限できると説明されています。社外向けフォームで使うときは、回答者にログインを求めても問題ないかを先に見ておきます。
迷ったら、Googleフォームで足りる用途と分ける
社内アンケート、簡単な申込、短期間の受付ならGoogleフォームはかなり頼れます。逆に、企業サイトに自然に埋め込みたい、送信前の確認画面がほしい、回答管理やCSV出力をフォームごとに分けたい、公開後の見た目まで整えたい場合は、別のフォームツールを使うほうが説明しやすいです。
Formieを使う場合は、サイトに置く問い合わせや資料請求だけを切り出し、入力、確認、完了、回答管理までをフォーム単位で持たせる考え方になります。Googleフォームを万能にしようとするより、社内用と社外用で役割を分けるほうが、公開後の説明もしやすくなります。
