Microsoft Formsでのアンケートフォームの作り方
Microsoft Formsで社内アンケートや顧客アンケートを作るときに、質問設計から共有後の回答確認まで迷いやすい流れを追います。分岐やプレビューも含めて確認します。
会社でMicrosoft 365を使っているなら、アンケートはMicrosoft Formsで作るのが一番説明しやすいことがあります。TeamsやExcelを普段から使っている人に共有しやすく、社内アンケートなら導入のハードルも低いです。ただ、作る前に質問の順番と集計方法を決めておかないと、あとで見づらい回答表になります。先に、何を判断するためのアンケートなのかを一つ決めてから作り始めます。
目次
新規フォームを作り、目的を書いておく
Microsoft公式ヘルプでは、forms.office.com から新しいフォームまたはクイズを作成し、タイトルと説明を入れて、質問を追加する流れが案内されています。アンケートなら、まずフォーム名に「〇〇アンケート」と目的が分かる名前を付けます。
説明文には、回答にかかる時間、回答期限、集めた内容の使い道を書いておくと親切です。社内アンケートでも、何のために聞かれているかが分からないと、自由記述は急に薄くなります。
たとえば全社員向けの研修アンケートなら、「次回研修のテーマ選定に使う」「個人評価には使わない」「所要時間は3分」と最初に書きます。この3点があるだけで、回答者は安心して具体的な不満や要望を書きやすくなります。
たとえば顧客向けの満足度アンケートなら、説明文で「今後の商品改善に使う」「個別の営業連絡を希望する人だけ連絡先を記入する」と分けます。改善目的のアンケートなのか、見込み顧客への連絡につなげるフォームなのかが混ざると、回答者は身構えます。
- フォーム名で目的が分かるようにする
- 回答時間と締切を書く
- 回答結果を何に使うかを説明する
質問タイプは、集計しやすさで選ぶ
Microsoft Formsでは、Choice、Text、Rating、Dateのほか、Ranking、Likert、File upload、Net Promoter Score、Sectionなどの質問タイプを使えます。満足度ならRatingやLikert、優先順位を知りたいならRanking、具体的な意見を拾いたいならTextを使います。
自由記述ばかりにすると読むのが大変ですし、選択式だけにすると本音が拾いにくいです。最初は選択式で答えやすくし、最後に「理由があれば教えてください」くらいの自由記述を置くと、回答者にも集計する人にも負担が少なくなります。
たとえば社内ツールの満足度調査では、最初に5段階評価、次に「困っている場面」を複数選択、最後に自由記述を1問だけ置きます。Excelで部署別に見る予定があるなら、部署名は自由入力にせず選択肢にしておくと表記ゆれを減らせます。
たとえば店舗スタッフ向けの業務改善アンケートなら、勤務店舗、勤務時間帯、困っている作業を選択式にし、最後に具体的な場面だけ自由記述にします。最初から「困っていることを自由に書いてください」と聞くより、あとで店舗別、時間帯別に集計しやすくなります。
分岐は必要なときだけ使う
Microsoft Formsには分岐ロジックがあります。公式ヘルプでは、回答に応じて次に表示する質問やセクションを変えられると案内されています。たとえば「参加した」と答えた人にだけ満足度を聞き、「参加していない」と答えた人には理由を聞く、といった使い方です。
便利ですが、分岐を増やしすぎると作成者も回答者も流れを追いにくくなります。まずは全員に聞く質問を置き、どうしても不要な質問だけ分岐で隠すくらいが扱いやすいです。
たとえば社内イベントのアンケートなら、参加者には満足度、会場、時間帯、次回テーマを聞き、欠席者には欠席理由と次回参加しやすい条件だけを聞きます。全員に同じ設問を見せるより自然ですが、分岐先ごとの回答数が少なくなるため、集計時は母数を分けて読みます。
公開前にPCとスマホでプレビューする
Microsoft公式ヘルプでは、プレビューでComputerまたはMobile表示を確認できると案内されています。アンケートは回答者がスマートフォンで開くことも多いので、長い質問文や選択肢が読みにくくないか、必ずモバイル表示を見ます。
公開前には自分で1件テスト回答し、回答結果がどのように見えるかまで確認します。アンケートは作る画面より、集計画面で使いやすいかどうかが大事です。
たとえば店舗スタッフ向けアンケートをTeamsで共有する場合、スマホで開いたときに店舗名、勤務時間帯、自由記述が長くなりすぎないかを見ます。回答後にExcelへ出したとき、店舗名や日付で絞り込める状態かも同時に確認します。
テスト回答は、良い回答だけでなく、自由記述を空欄にした回答、長文を入れた回答、その他を選んだ回答も試します。Excelで見たときに列幅が崩れすぎる、その他の内容が別列で見づらい、日付の形式が混ざる、といった問題は公開前に見つけたいところです。
共有範囲と匿名性を先に決める
Microsoft 365環境では、組織内のユーザーだけに回答を許可するのか、外部の人にも回答してもらうのかで設計が変わります。社内アンケートなら組織内に絞るほうが管理しやすい一方、取引先や顧客を含める調査では、回答者がアクセスできる共有設定になっているかを確認します。
たとえば人事制度や職場環境に関するアンケートでは、記名式にすると本音が弱くなることがあります。部署別に傾向を見たい場合でも、少人数部署では個人が推測されやすいため、部署名を必須にするか、役職や勤続年数まで聞くかは慎重に決めます。
たとえば顧客向けアンケートでは、連絡先を必須にすると営業フォームに近くなります。純粋に満足度を知りたいなら匿名回答にし、詳しいヒアリングに協力できる人だけ最後に任意で連絡先を書いてもらうほうが、回答の心理的な負担を下げられます。
- 組織内限定か外部回答ありかを先に決める
- 匿名性が必要なテーマでは属性項目を増やしすぎない
- 連絡先は、必要な場合だけ任意入力にする
企業サイトに置くフォームとは分けて考える
Microsoft Formsは、社内アンケートやMicrosoft 365内での共有には向いています。一方で、企業サイトやLPに自然に埋め込む問い合わせフォームとして使う場合は、見た目、確認画面、同意チェック、完了後の案内まで気になることがあります。
Formieを併用するなら、Microsoft 365内で完結する社内調査はMicrosoft Forms、外部サイトに置く問い合わせや資料請求はFormie、という分け方が現実的です。回答者に見せる画面と社内で集計する画面を分けておくと、担当部署が変わっても説明しやすくなります。
