Notionフォームとは？できることや設定方法
Notionフォームで何ができるのか、データベースとの関係、作成手順、公開設定、問い合わせフォームとして使うときの注意点を整理します。
Notionフォームは、Notionのデータベースに回答をためられるフォーム機能です。GoogleフォームのようにURLで回答を集めつつ、集まった内容をNotionのテーブルやビューでそのまま扱えるのが便利です。社内の依頼受付や簡単なアンケートには合いますが、企業サイトの問い合わせフォームとして使うなら、公開範囲や見た目、回答後の対応まで見ておきたいところです。
Notionフォームは、データベースにつながるフォーム
Notion公式ヘルプでは、フォームの質問はデータベースのプロパティに紐づき、回答はデータベースの中で扱えると説明されています。つまり、フォームだけが独立しているというより、Notionのデータベースに入力してもらうための入口です。
問い合わせ、社内申請、採用候補者の管理、イベント参加希望、バグ報告のように、回答後にNotion上でステータス管理したいものとは相性が良いです。回答がページとして残るので、あとから担当者、優先度、対応状況を追加しやすいのもNotionらしいところです。
- 回答をNotionデータベースで管理したい
- 回答後に担当者やステータスを付けたい
- 社内ワークスペース内で完結する受付を作りたい
新規フォームと、既存データベースから作る方法がある
新しく作る場合は、Notionのページで /form と入力してフォームを作成します。既存のデータベースがある場合は、ビューの追加からFormビューを作る流れです。すでに問い合わせ管理やタスク管理のデータベースがあるなら、そこにフォームを追加すると、回答後の管理までつながります。
フォームのタイトル、説明、質問、必須項目、長文回答、選択肢の表示形式などはフォームビルダーで調整します。質問名を変えるとデータベースのプロパティ名にも影響する設定があるため、社内用のプロパティ名と回答者に見せたい質問文を分けたい場合は、同期設定も確認しておきます。
共有設定と回答後の扱いを先に決める
Notionフォームは、ワークスペース内の人だけに出すのか、リンクを知っているWeb上の誰でも回答できるようにするのかを選べます。外部に出すフォームでは、匿名回答の扱いやNotionロゴの表示、回答者が送信後に内容を見られるかどうかも見ておきたいポイントです。
回答は標準でResponsesというテーブルビューに保存され、フィルターや並び替え、チャートなどで分析できます。一方で、Notion公式ヘルプでは、Formビュー自体はエクスポートできず、質問と回答はTableビューからエクスポートする案内になっています。CSVで外部共有する運用が多いなら、この違いは地味に大事です。
企業サイトの問い合わせフォームとしては向き不向きがある
Notionを日常的に使っているチームなら、回答がそのままNotionに入るのはかなり楽です。ただ、企業サイトやLPに置く問い合わせフォームとして見ると、デザインのなじみ方、確認画面、完了画面の案内、メール通知、自動返信、CSV出力、回答を見落とさない運用まで確認したくなります。
社内受付や軽い外部募集ならNotionフォーム、企業サイトの問い合わせや資料請求のように回答者体験まで整えたいなら、フォーム専用ツールも候補に入れる。そう分けると選びやすいです。Formieは確認画面つきのフォームを作成し、公開URLやiframe埋め込み、回答管理、メール通知、自動返信まで扱えるので、サイトに置くフォームでは比較対象になります。
