Googleフォームで予約フォームを作成する方法。空き枠管理で失敗しやすいところ
Googleフォームで予約受付を作るときの項目例、日付・時間の聞き方、予約枠の管理、送信後の案内、使ってよいケースを整理します。
Googleフォームでも予約フォームは作れます。希望日、希望時間、名前、メールアドレスを聞けば、簡単な受付には十分です。ただ、Googleフォームは予約専用システムではありません。空き枠を自動で減らす、ダブルブッキングを防ぐ、予約確定メールをきれいに送るところは、自分で運用を決める必要があります。
予約フォームに入れる基本項目
最低限入れたいのは、氏名、メールアドレス、電話番号、希望日、希望時間帯、予約内容、連絡事項です。店舗や来社予約なら人数、オンライン相談なら相談テーマ、資料請求を兼ねるなら会社名も候補になります。
ただし、予約の段階で聞きすぎると離脱します。初回連絡に必要な項目だけを必須にし、細かい希望は自由記述に逃がすくらいで十分なことも多いです。
- 氏名と連絡先は必須にする
- 希望日は候補から選ばせる
- 補足は自由記述で受ける
希望日は、自由入力より選択肢にする
Googleフォームには日付や時間の質問タイプがあります。自由に希望日を入れてもらう予約なら便利です。一方で、あらかじめ受付できる日程や時間帯が決まっているなら、ラジオボタンやプルダウンで候補を選ばせたほうが管理しやすいです。
たとえば「6月12日 10:00」「6月12日 14:00」「6月13日 10:00」のように時間帯まで含めて選択肢にします。回答データが揃うので、スプレッドシートで見たときに集計しやすくなります。
空き枠の自動管理は苦手
予約フォームで一番困るのは、同じ枠に複数人が申し込むことです。Googleフォームは回答を集める道具なので、予約枠が埋まったら自動でその選択肢を消す、という動きは標準だけでは弱いです。少人数の相談会なら手動で選択肢を消す運用でも回りますが、申し込みが多い場合は危険です。
定員が厳しいなら、回答先のスプレッドシートで数を見て受付を止める、アドオンを使う、Apps Scriptで補う、あるいは予約専用ツールを使う判断になります。フォーム公開後に誰が空き枠を見るのかを決めておくことが大事です。
送信後は、予約確定なのか仮受付なのかを書く
Googleフォームの送信後メッセージには、予約が確定したのか、担当者からの連絡をもって確定するのかを必ず書きます。ここが曖昧だと、回答者はその時間に行ってよいのか分かりません。
簡単な受付なら、送信後メッセージを「この時点では仮受付です。担当者からのメールをもって予約確定となります」にしておくと安全です。自動返信メールをきちんと送りたい場合は、Apps Scriptや別ツールも検討します。企業サイトに常設する予約フォームなら、確認画面や自動返信、回答管理まで含めてフォーム専用ツールで作るほうが運用しやすいこともあります。
