Googleフォームで申し込みフォームを作る方法

フォームを作る前に、回答が届いたあと何をするかを決めます。自動で受付完了にするのか、担当者が確認してから連絡するのか、定員に達したら締め切るのか。ここが決まっていないと、必要な項目も送信後メッセージも決まりません。

たとえば20名規模の社内セミナーなら、名前、部署、メールアドレス、参加方法だけで足りることがあります。外部向け説明会なら、会社名、役職、参加希望日、個人情報同意まで入れるなど、受付後に誰が何を確認するかで項目を変えます。

たとえば有料セミナーで請求書発行が必要なら、申込者名だけでなく会社名、請求先担当者、請求書送付先メールアドレスまで必要になることがあります。一方、無料ウェビナーなら会社名とメールアドレスだけで十分な場合もあるため、受付後の事務作業から逆算して聞く項目を決めます。

小さなセミナーなら、名前、メールアドレス、会社名、参加希望日、参加人数、備考くらいで足りることがあります。電話番号や住所は、本当に使う場合だけにします。

申し込みフォームでは、メールアドレスが特に大事です。Google公式ヘルプでは、回答者のメールアドレスを収集し、回答のコピーを送れる設定が案内されています。受付控えを送るなら、この設定を公開前チェックに入れます。

たとえばオンライン説明会なら、回答コピーだけでは参加URL、当日の注意事項、キャンセル連絡先を十分に案内しきれないことがあります。標準の回答コピーで足りるのか、別途メール配信ツールや手動メールで案内するのかを公開前に決めます。

ただし、回答コピーは自由な自動返信メールとは違います。件名や本文を整えて案内したい場合は、Apps Scriptや別ツールが必要になります。まずは標準機能で足りるかを見ます。

参加日、時間帯、コース、参加人数のように集計したい項目は、自由記述ではなく選択式にします。表記ゆれが減り、スプレッドシートで集計しやすくなります。定員管理をするなら、選択肢の名前もあとで見て分かる形にしておきます。

たとえば「東京会場 6月12日 14:00」「オンライン 6月13日 10:00」のように、会場と時間を1つの選択肢にまとめると、参加者一覧を見たときに確認しやすくなります。あとで会場別に並べ替えるなら、会場と日時を別の質問に分ける方法もあります。

たとえば午前の部と午後の部で定員が違う場合は、選択肢の文言に定員や残席管理用の番号を入れておくと、スプレッドシートで集計するときに迷いません。後から担当者が見ても同じ意味で読める名前にしておくことが大事です。

複数日程がある場合は、日付だけでなく曜日や時間も入れると回答者が選びやすいです。例として「6月12日（金）14:00-15:00」のように書くと、あとで確認もしやすくなります。

申し込みフォームでは、送信後に何が起きるかが大事です。Googleフォームでは送信後の確認メッセージを編集できます。そこに「自動返信メールをご確認ください」「担当者より2営業日以内にご連絡します」などを書いておくと、回答者の不安が減ります。

たとえば担当者が参加可否を確認してから確定する運用なら、「この時点では予約確定ではありません」と完了画面に書きます。自動で受付完了にする運用なら、当日の持ち物や参加URLの送付タイミングを短く入れておくと問い合わせを減らせます。

もし送信後にサンクスページへ遷移させたい、資料ダウンロードへ進めたい、予約ページへ誘導したい場合は、Googleフォーム標準機能だけで足りるかを確認します。必要に応じて、フォームツールを分ける判断もあります。

Googleフォームは、急ぎの受付や社内向け申し込みなら軽く始められます。一方で、企業サイトやLPに置く申し込みフォームでは、見た目、同意チェック、確認画面、完了画面、回答管理まで一体で整えたいことがあります。

たとえば採用説明会や個別相談会のように、希望日、連絡先、同意事項を間違えると後続対応が止まるフォームでは、送信前に確認画面を挟めるほうが安心です。申し込み後に社内で回答を見ながら対応するなら、フォームごとの回答管理やCSV出力も見ておきたいところです。

Formieで常設の申込フォームを作るなら、参加日、連絡先、同意チェックを確認画面で見直してから送信する流れにできます。急ぎの一回限りならGoogleフォーム、会社サイトに残す受付ならフォーム専用ツール、という基準にすると選びやすくなります。