Googleフォームの回答を複数人にメール通知する方法
Googleフォームに新しい回答が届いたとき、複数人へ通知したい場合の方法を解説。標準通知、アドオン、Apps Scriptの使い分けを整理します。
Googleフォームで問い合わせや申込を受けていると、回答を一人だけでなく複数人に知らせたいことがあります。営業、サポート、採用担当など、見る人が分かれているフォームほど通知先は大事です。ただ、Googleフォーム標準の通知はシンプルなので、複数人に確実に送るなら方法を分けて考えます。
目次
まず標準の新着通知を確認する
Google公式ヘルプでは、フォームの「回答」タブから新しい回答のメール通知をオンにできると案内されています。回答が届くたびに通知を受け取りたいだけなら、まずこの設定を確認します。
ただし、標準通知は細かい通知先や本文を自由に設計する機能ではありません。複数人に同じ内容を確実に届けたい、回答内容を本文に入れたい、条件によって通知先を分けたい場合は、アドオンやApps Scriptを検討します。
- 回答タブのメニューから新着通知をオンにする
- 通知を受ける人がフォームを確認できる権限か見る
- 本文や宛先を変えたい場合は別の方法を検討する
一番簡単なのは通知用メールアドレスを作ること
社内で使うなら、個人アドレスを何人分も並べるより、問い合わせ受付用のグループアドレスを作るほうが運用しやすいです。たとえば `sales@example.com` のようなアドレスを通知先にして、メンバー側で受け取る形です。
担当者が変わったときも、フォーム設定ではなくグループ側のメンバーを変えれば済みます。小さなチームほど、通知先をフォームごとに個人管理しないほうが後で楽です。
Apps Scriptなら複数宛先に送れる
回答内容を本文に入れて複数人へ送るなら、回答先スプレッドシートのApps Scriptでメール送信する方法があります。下の例では、フォーム送信時に2つのアドレスへ通知します。
質問名はフォームに合わせて変更してください。トリガーは、関数を `notifyFormResponse`、イベントの種類をフォーム送信時にして追加します。
function notifyFormResponse(e) {
const values = e.namedValues;
const recipients = ["sales@example.com", "support@example.com"];
const name = getAnswer(values, "お名前");
const email = getAnswer(values, "メールアドレス");
const message = getAnswer(values, "お問い合わせ内容");
const body = `新しいGoogleフォームの回答が届きました。
お名前: ${name}
メールアドレス: ${email}
お問い合わせ内容:
${message}
`;
MailApp.sendEmail({
to: recipients.join(","),
subject: "Googleフォームに新しい回答がありました",
body: body
});
}
function getAnswer(values, questionTitle) {
const answer = values[questionTitle];
return answer && answer.length > 0 ? answer[0] : "";
}通知が届くだけでは、対応漏れは防げない
複数人に通知すると安心に見えますが、誰が対応するのかが曖昧だと、逆に漏れます。メールが全員に届いているから誰かが見ているだろう、という状態です。
問い合わせや申込では、通知先だけでなく、対応担当、ステータス管理、回答データの保存場所も決めます。重要なフォームほど、メール通知だけに頼りすぎないほうが安全です。
- 通知先だけでなく担当者を決める
- 対応状況を管理する場所を用意する
- 通知メールが迷惑メールに入らないか確認する
Formieならフォームごとの回答管理で見られる
Googleフォームでも通知はできますが、フォームが増えるほど、通知先、回答シート、担当者の管理が散らばりやすくなります。社内の受付なら十分でも、企業サイトの問い合わせ窓口では少し不安が残ることがあります。
Formieはフォームごとに回答を保存し、管理画面やCSV出力で確認できます。通知だけでなく回答管理までまとめて扱いたい場合は、フォーム部分を別ツール化する判断もあります。
